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Démarches administratives

Démarches administratives

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Fiche pratique

Papiers à conserver

Vérifié le 20 juin 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Le délai de conservation des papiers varie selon les domaines (assurance, logement, véhicule, banque, etc.) et le type de document.

Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Il s'agit des délais durant lesquels vous pouvez exercer un droit (remboursement par exemple) ou pendant lesquels on peut vous réclamer quelque chose (payer une amende par exemple).

Vous pouvez, bien sûr, garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice. En effet, les délais indiqués ne prennent pas en compte tous les cas de figure.

Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription est suspendue ou interrompue. Par exemple certains délais sont suspendus tant qu'une personne est mineure et commencent à courir uniquement à partir de la majorité. Les documents peuvent aussi servir de preuve à l'appui d'actions très différentes.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Quittance, avis d'échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement

Date du document + 2 ans

Contrat

Durée du contrat + 2 ans

Relevé d'information automobile

Permanente

Assurance-vie

10 ans

Ce délai s'applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l'assurance-vie.

Dommage corporel

10 ans

Type de document

Durée de conservation

Précisions

PV pour amende forfaitaire

3 ans

Si le Trésor public n'a rien fait pour obtenir le paiement de l'amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.

Facture (achat, réparation...)

Durée de conservation du véhicule

+ 2 ans en cas de revente (vice caché)

Certificat d'examen du permis de conduire

4 mois

+ jusqu'à réception du permis

Certificat de cession du véhicule

Durée de conservation du véhicule

Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l'ancien propriétaire.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Chèque à encaisser

1 an et 8 jours

Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due.

Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs

2 ans

À partir de la dernière échéance

Relevé de compte, talon de chèque

5 ans

Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois.

Ticket de carte bancaire (paiement et retrait)

Jusqu'à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Acte d'état civil (copie intégrale et extrait)

Permanente

Certaines procédures nécessitent un acte d'état civil récent.

Avis de versement d'allocations familiales

5 ans

Vous avez 2 ans pour agir si vous n'avez pas perçu le bon montant.

La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.

Jugement de divorce, jugement d'adoption

Permanente

En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal.

Acte de reconnaissance d'un enfant

Permanente

La mairie peut vous en délivrer une copie.

Contrat de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs)

Permanente

En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l'a établi.

Livret de famille

Permanente

En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.

Diplôme

Permanente

En cas de perte, il n'est pas possible d'obtenir une copie de votre diplôme.

Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l'examen.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Factures d'électricité et de gaz

5 ans

Délai pour contester une facture.

Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement.

Facture d'eau

5 ans

Délai pour contester une facture.

Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

- 4 ans (fournisseur public),

- 2 ans (fournisseur privé).

Factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

Preuve de restitution de matériel (box)

2 ans (à partir de la restitution)

Facture liées aux travaux

10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux

- Gros-œuvre : 10 ans

- Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans

Certificat de ramonage

1 an

Attestation d'entretien annuel des chaudières

2 ans

Titre de propriété

Permanente

Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic , procès verbal d'assemblée générale de copropriété...

5 ans

Avant le 25 novembre 2018, le délai d'action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)

Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer

Durée de la location + 3 ans

Ces délais s'appliquent aux logements loués comme résidence principale (vides ou meublés).

Courrier de révision de loyer

Durée de la location + 1 an

Ce délai s'applique aux logements loués à titre de résidence principale (vides ou meublés).

Inventaire du mobilier pour les locations meublées

Durée de la location

Jusqu'à la restitution de l'éventuel dépôt de garantie

Justificatif de versement de l'aide personnalisée au logement (APL)

2 ans

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Déclaration de revenus, avis d'imposition sur le revenu et les justificatifs utilisés (par exemple justificatifs des frais réels)

3 ans (droit de reprise de l'administration)

À partir de l'année qui suit l'année d'imposition (exemple : déclaration 2019 à conserver jusqu'à la fin 2022)

Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation)

1 an (droit de reprise de l'administration)

3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement

 Attention :

les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles l'administration fiscale dispose d'un droit de reprise. Vous pouvez bien évidemment garder vos déclarations de revenus et avis d'imposition plus longtemps.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail

Jusqu'à liquidation de la retraite

Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

Attestation Pôle emploi

Jusqu'à obtention de l'allocation chômage

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Solde de tout compte

3 ans

Le salarié peut contester le solde de tout compte pendant un délai de 6 mois, ou 2 ans s'il n'a pas signé le reçu, ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde.

Justificatif de versement d'allocations chômage

3 ans

Délai de reprise du trop perçu (10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration).

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite

Permanente

Documents utiles pour le calcul de vos droits à la pension de réversion

Notes de frais

3 ans

Délai pendant lequel l'administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels

Carte d'invalidité d'un enfant

Jusqu'à liquidation de la retraite

Assumer la charge d'un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Livret militaire

Permanente

Attestation des services accomplis (ou état signalétique des services)

Permanente

L'attestation prouve que les services militaires (ou assimilés) ont bien été accomplis. Elle peut être réclamée par les organismes de retraite ou de sécurité sociale.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Bulletin de paye du salarié (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Contrat de travail du salarié

5 ans

Document relatif aux charges sociales

3 ans

En cas de contrôle de l'administration fiscale

Comptabilisation des horaires du salarié

1 an

En cas de contrôle de l'inspection du travail

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

Attestation fiscale

3 ans (droit de reprise de l'administration)

Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d'impôt pour l'emploi d'un salarié à domicile

Solde de tout compte

3 ans

Le salarié peut contester le solde de tout compte pendant un délai de 6 mois, ou 2 ans s'il n'a pas signé le reçu, ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde.

 À noter

si vous avez un compte sur les sites du Cesu ou de Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel (avis de prélèvement, récapitulatif fiscal des salaires du salarié, etc.). Suivez les recommandations de ces sites pour la conservation de ces documents et leur sauvegarde informatique.

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité

2 ans

Délai de reprise du trop perçu (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration)

Carte de mutuelle, demande de remboursement ...

Variable selon l'organisme

Se référer aux délais prévus dans le contrat

Ordonnance

1 an minimum

- 1 an pour la délivrance de lunettes d'une personne de moins de 16 ans

- 5 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne entre 16 et 42 ans

- 3 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne âgée de plus de 42 ans

- Pas de délai pour la délivrance d'audioprothèses

Preuve du versement d'indemnités journalières

Jusqu'à liquidation des droits à la retraite

Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé

Permanente

Carnet de santé d'un enfant à conserver au moins jusqu'à sa majorité

Certificat, examen médical, radiographie

Permanente

Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé

Les délais de conservation des papiers continuent de s'appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l'objet d'une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Pour en savoir plus

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